整体会议

发布时间：2020-03-24 丨 浏览次数：

一、会议组织不利的原因

1、会议前准备不足，，共识和效果输在起跑线上。

①通知仓促，比如下午开会，上午10点才通知到位。

②各部门参会人员层次不一，根据会议内容由主管领导和助理参加就够了，没必要全员参加。

③会议通知的内容和要求不清楚，参会人员没准备方向。

④没有提前准备表格样本，以提高解释和统一标准的效率。

⑤对上报的时间和具体要求要有明确规定。

2、会议的控制和引导不力。

①和惯例一样推迟时间（10分钟）开始、

②圆桌旁只有主管2人就坐，其他部门均在下面就座，管理与被管理关系太明确。

③有可能出现的共性问题没有统一给出标准，避免没有必要的议论和解释工作，还要对个性化或临时出现的问题先记录下来在跳过，留待结束后个别作答。

④对大家的共识应在会议结束前最后总结，一是为了再次提醒，二是明确重点，三是为监督和考核作必要准备。

二、如何营造良好的发言环境

总的来说，应遵循的原则可以概括为以下六点：

1、鼓励激进的想法——意见越多，产生好意见的可能性越大，好想法的出现都有一定的比例。

2、可以建立在其他主意之上——可以借鉴。除了提出自己的原创性意见外，鼓励参加者对他人已经提出的设想进行补充、改进和综合。

3、始终聚焦于主题——在活动过程中，参与者思考问题时必须紧紧围绕会议的主题，这样才能保证所提出的新想法对解决实际问题有帮助的可能性。

4、不准评论他人构想的好坏——评论他人构想的好坏会直接影响发言人的发言积极性，可能会使其以后不愿意再提出自己的想法，同时也会给其他人造成一种负面的影响而不敢发言，从而使整个活动无法达到预期目标。

5、服从主持人裁决和指挥——主持人是整个活动顺利进行的维护者，要处理各种在活动中可能出现的问题，因此对主持人做出的裁决和指挥，其他人必须服从，以保证活动的顺利进行。

6、不建议私下交流——会议要的是大家各抒己见，探询的是新想法和新思路，而不是大多数人认为的所谓有效或正确的方法，而私下交流可能会使交流者的思想和意见偏离其原有的想法，很可能会导致大家众口一词，这就严重背离了会议搜集各方意见的目的。

三、公司整体规划会议地图

7步制作会议地图

第1步，建立会议的坐标线：时间维+会议类型

首先建立两个思考的维度：时间维和会议类型维。时间可表示为年、月、周、日，会议类型可按照时间触发、流程触发进行梳理‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

一般按照企业管理经营活动可以为这样几类：

◆时间触发：公司级、事业部级、部门级的经营管理例会。

◆流程触发：战略类会议、产品审核会议、人力资源管理会议、重大投资审核会议

具体如表3-4所示。

表3-4　建立会议地图的两个维度

第2步，固定时间、不可变更的关键事件优先安排

企业里的一些重大事件，在年初的时候都可以固定下来。

第3步，按照每一类会议自身的逻辑来决定时间安排

每一类会议都有自身的业务或管理逻辑。

比如周期性的年度、季度、月度管理例会，就有固定的时间、固定的议题，定期召开，甚至报告的模板都是固定的，只需每月更新里面的数据和分析。这样也有助于与会者按照一个统一的框架进行思考，也帮助与会者将精力放在异常情况和数据上面，抓住关键问题。

比如战略制定和战略调整的会议，时间是根据议题来决定的。制定战略的过程要回答一系列的问题，为了方便集中思考和讨论，可以将相关的议题划分成一个个主题，如“内外部环境分析”是个主题，“事业部定位和营销策略”是个主题，“各部门行动计划”是个主题。

一次集中召开的会议可以讨论当中的两个主题，也可能只讨论一个主题，并且每次会议都要就规定的主题达成共识。所以，以阶段性会议成果为标志，把战略制定分为几个阶段，如业务战略阶段、计划阶段、预算审核阶段等。

第4步，充分考虑关键参与者的时间，据此进行会议时间分析的再修订

企业的经营管理会议是管理者发挥管理职能的重要场合，所以要充分考虑关键参与者的时间，尽量让关键参与者能够出席。

比如，公司总裁是全国人大代表，出席政府会议需要1个月时间，因此，所有重大决定、会议都需要安排在此前后。

第5步，考虑涉及全员的固定事件，进行会议地图的再优化

企业有一些涉及全员的重大事件，总裁和高管层会到场鼓劲，各级各层的管理者会等待检阅，员工也盛装以待。这样的全员参与的事件，公司每年都会有，但是时间不固定在某一天。

比如，年度全员总结和表彰大会、新员工培训、公司25周年庆祝、全员运动会等，一定要让高层、各层管理者在工作日历上预先把这一天留出来。

第6步，合并会议

按照每类会议、关键事件展开后，会议变得很多，而管理者的时间是有限的，所以可以进行会议的合并，将主要参加人相似、内容相近且时间相近的会议合并。

第7步，合理安排突发性会议。

通过以上6个步骤能够建立起企业固定决策的会议框架。当有突发事件发生时，首先应判断是否要通过会议解决。如果需要通过会议解决，再确定决策的议题、参与者和决策的时间，然后再安排这样的突发会议。安排突发会议应当谨慎，否则管理者整体疲于应付各种突发事件，哪里还有时间完成自己的业绩！

四、标准化会议